Maandag 8 mei werd weer een nieuwe stap gezet in het inschrijven van duizenden studenten voor een minor van hun eigen universiteit óf van een partner binnen de alliantie Leiden, Delft en Erasmus. Via de portal eduXchange, het inschrijfsysteem voor minoren, konden studenten van Leiden, Delft en Erasmus zich met een paar klikken op basis van first come first serve aanmelden en direct horen of zij ingeschreven zijn.
Een technologisch hoogstandje. Het betekent administratief niet alleen een naam en studentnummer verwerken, maar ook direct en automatisch controleren of de student toelaatbaar is, zonder benodigde tussenkomst van de examencommissie; of er nog plaats is in de minor, of het een bachelorstudent betreft en er collegegeld is betaald. Deze en andere checks, die tot vorig jaar handmatig gebeurden, verlopen voortaan automatisch via de eduXchange-omgeving in enkele seconden.
Er zijn ruim 7500 minor-inschrijvingen gerealiseerd in drie en een half uur, en daarmee is het merendeel van de bachelor-studenten op de eerste dag van inschrijving al meteen bediend. Een fantastische prestatie."
Alle minoren in een paar muisklikken
Doordat het proces nu geautomatiseerd verloopt via eduXchange, besparen de instellingen opgeteld meerdere weken werk.
Voor studenten is de grote winst dat zij zich, óók bij een partneruniversiteit, in een paar klikken kunnen aanmelden, en meteen horen of zij een plek hebben in de minor van hun keuze. En kunnen zij als deze vol is, zich direct voor een andere minor aanmelden.
Bovendien kunnen studenten zich via eduXchange sinds half maart dit jaar, eenvoudig oriënteren op het totale aanbod van 207 minoren van Universiteit Leiden, TU Delft en Erasmus Universiteit Rotterdam. Bij het zien van eduXchange verzuchtte een net-afgestudeerde: 'Dit is geweldig, in mijn tijd ben ik nog dágen bezig geweest met uitzoeken hoe het zat.'
Team work
Een team van zo’n dertig mensen was maandag fysiek bijeen in de ‘control room’ om snel te kunnen handelen bij onverwachte situaties, onder andere programmeurs en ontwikkelaars, beheerders van de systemen, minorcoördinatoren, medewerkers van de studentadministraties, projectcoördinatoren. Marja Verstelle, manager Onderwijs bij Leiden-Delft-Erasmus, over de go live: 'Even hield iedereen de adem in bij de start, die voor de zekerheid een half uur was verzet tot de systemen weer helemaal stabiel waren. Een spannend moment met ruim 4000 studenten die binnenstroomden in de virtuele wachtkamer.'
Verstelle: 'Toen de wachtrij eenmaal openging, verliep alles boven verwachting soepel. Vragen van studenten werden ter plekke door de helpdesks beantwoord. Aan het eind van de middag was de wachttijd voor studenten van ruim twee uur tot nul minuten teruggelopen. Er zijn ruim 7500 minor-inschrijvingen gerealiseerd in drie en een half uur, en daarmee is het merendeel van de bachelor-studenten in één middag al bediend. Een fantastische prestatie.'
De succesvolle go live van eduXchange bij de Zuid-Hollandse universiteiten is weer een mijlpaal in het landelijke
Versnellingsplan Onderwijs Innovatie met ICT en het resultaat van de goede samenwerking tussen de Universiteit Leiden, TU Delft en Erasmus Universiteit Rotterdam, SURF en de leveranciers van de studentinformatiesystemen. Eerder ging de EWUU-alliantie van Utrecht, Wageningen en Eindhoven al voor met het openstellen van hun minoren-aanbod via de portal.
Doorontwikkeling
Met eduXchange hebben de samenwerkende partners een innovatieve oplossing gerealiseerd waarmee zij voorop lopen in schaalbare flexibilisering van onderwijs. De komende jaren zullen de functionaliteiten van eduXchange worden doorontwikkeld, zoals het terugkoppelen van behaalde resultaten naar de opleiding van de student. Het aantal deelnemende instellingen zal ook groeien. Vervolgstappen worden gezet in het kader van het nieuwe landelijke
Npuls-programma, voor het verder stimuleren van digitalisering van het onderwijs.
Het projectteam van Leiden-Delft-Erasmus houdt een scherp oog op feedback van studenten en interne afdelingen en evalueert binnenkort de gebruikerservaringen met eduXchange.
Meer informatie over het eduXchange project via Marja Verstelle, programmamanager Onderwijsvernieuwing Leiden-Delft-erasmus Universities: m.verstelle@tudelft.nl
